अब ७ दिन फाइल राेकिएमा महाशाखा प्रमुखले समिक्षा गर्नु पर्ने

काठमाडौँ । सरकारले ‘शून्य बाँकी फाइल अभियान’ यही चैत ३० गतेदेखि आगामी वैशाख ७ गतेसम्म सञ्चालन गर्ने भएको छ । यसका लागि प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषद् कार्यालयले सबै सरकारी कार्यालयमा ‘शून्य बाँकी फाइल सप्ताह अभियान सञ्चालनसम्बन्धी मार्गदर्शन, २०८२’ सार्वजनिक गरेको छ ।

कार्यालयमा दर्ता भएका फाइल, सुरुवात भएका टिप्पणीलगायतका फाइल विभिन्न तह र टेबलमा अनावश्यक रूपमा थन्किने, निर्णयमा ढिलाइ हुने प्रवृत्ति रोक्नका लागि यस्तो अभियान सञ्चालन गर्न लागिएको प्रधानमन्त्री कार्यालयले उल्लेख गरेको छ ।

यस्तै, तलै कार्यान्वयन गर्नुपर्ने फाइल अनावश्यक रूपमा माथिल्लो तहमा पठाइने तथा सेवाप्रवाह प्रभावित हुने अवस्थालाई न्यूनीकरण गर्न सबै सरकारी कार्यालयमा शुन्य बाँकी फाइल सप्ताहअभियान सञ्चालन गर्न लागिएको स्पष्ट पारिएको छ ।

यस अभियानको मुख्य उद्देश्य कुनै पनि चालु अवस्थामा रहेका फाइल अनिश्चित समयसम्म अड्केर नबसोस, जिम्मेवारी स्पष्ट होस् र काम हुने वा नहुने विषयको समयमै टुङ्गो लागोस् भन्ने रहेको छ ।

सोही उद्देश्यले यही चैत ३० गतेदेखि आगामी वैशाख ७ गतेसम्म सबै सरकारी कार्यालयमा शून्य बाँकी फाइल सप्ताह अभियान सञ्चालनका लागि  मार्गदर्शन जारी गरिएको उल्लेख गरिएको छ ।

मार्गदर्शन अनुसार, कार्यालयमा थन्किएका तथा अनिर्णित फाइलको प्रक्रिया पूरा गरी शीघ्र टुङ्गो लगाउनु, कुन फाइल कुन पदाधिकारी समक्ष कति दिन रह्यो भनी दैनिक रूपमा अभिलेख राख्नु रहेको छ ।

मार्गदर्शनअनुसार, अब तीन दिन, सात दिन वा १५ दिनभन्दा बढी समयदेखि रोकिएका फाइलमा स्वतः समिक्षा प्रक्रिया लागू गर्नुपर्नेछ ।

निर्णय गर्न सकिने विषयलाई अनावश्यक रूपमा माथिल्लो तहमा नपठाइ सम्बन्धित तहबाटै टुङ्ग्याउने पद्दतीको विकास गर्नुपर्नेछ । काम हुने वा नहुने फाइलकाो स्पष्ट टुङ्गो लगाउनु र सेवा प्रवाहमा गति, पारदर्शिता र उत्तरदायित्व अभिवृद्धि गर्नुपर्नेछ ।

दैनिक रूपमा प्रत्येक कार्यालय, महाशाखा, शाखा वा एकाइले दैनिक रूपमा दर्ता नम्बर, टिप्पणी फाइलको विषय, दर्ता मिति, हाल फाइल रहेको टेबल वा जिम्मेवार कर्मचारी वा पदाधिकारी, उक्त टेबल वा तहमा बसेको दिन सङ्ख्या, कुल पेन्डिङ दिन, हाल फाइलको प्रगति अवस्था, ढिलाइ हुनाको कारण र निर्णय हुने अपेक्षित मितिसहितको विवरणसहितको फाइल सूची तयार पार्नुपर्ने मार्गदर्शनमा समावेश छ ।

मार्गदर्शनअनुसार, फाइल ट्रयाकिङलाई अभियानको मुख्य आधार मानिनेछ । हरेका कार्यालयले स्पष्ट रूपमवा देखिने गरी कुन फाइल कहाँ कसको जिम्ममा, कति दिनदेखि रहेको छ भन्ने विवरण दैनिक रूपमा अद्यावधिक गर्नुपर्नेछ ।

यस्तै, पूराना फाइलको प्रारम्भिक समिक्षा गर्नुपर्नेछ । एक टेबलमा वा तहमा तीन दिनभन्दा बढी रहेको फाइलमा सम्बन्धित शाखा प्रमुख वा जिम्मेवार अधिकारीले कारण समीक्षा गरी तुरुन्त निर्णय वा कार्यान्वनय प्रक्रियामा अगाडि बढाउनुपर्नेछ ।

सात दिनभन्दा बढी रोकिएका फाइलमा महाशाखा प्रमुख वा कार्यालय प्रमुखस्तरबाट अनिवार्य समीक्षा गरी ढिलाइको कारण पत्ता लगाउने, जिम्मेवार पक्ष स्पष्ट गर्ने र टुङ्ग्याउने समयसीमा तोक्नुपर्ने व्यवस्था मार्गदर्शनले गरेको छ ।

शून्य बाँकी फाइल सप्ताह अभियान समन्वय समिति गठन गरिएको छ । सो समितिमा कार्यालय प्रमुख संयोजक, सम्बन्धित महाशाखा प्रमुख, प्रशासन प्रमुख योजना अनुमगन शाखा प्रमुख सदस्य रहनेछन् । यस्तै, सूचना प्रविधि प्रतिनिधि र कार्यालय प्रमुखले तोकेको कर्मचारी भने सदस्य सचिव रहने व्यवस्था गरिएको छ ।

मार्गदर्शनले कार्यालय प्रमुख, महाशाखा प्रमुख, शाखा प्रमुखको पनि काम कर्तव्य तथा अधिकार स्पष्ट पारेको छ । अभियान अवधिचर प्रत्येक कार्यालयले दैनिक प्रगति विवरण राख्नुपर्नेछ ।

त्यसमा सुरुमा रहेको कूल पेन्डिङ फाइल सङ्ख्या, अभियान अवधिमा प्राप्त नयाँ फाइल सङ्ख्या, टुङ्गिएका फाइल सङ्ख्या, बाँकी रहेका फाइल सङ्ख्या, १५ दिनभन्दा पूराना बाँकी रहेका फाइल सङ्ख्या र मुख्य समस्या तथा सुधारका लागि सुझाव उपलब्ध गराउनुपर्नेछ ।

यो अभियान सञ्चालनपछि पेन्डिङ फाइदको सङ्ख्या घट्ने, जिम्मेवारी स्पष्ट हुने, निर्णय प्रक्रियामा गति आउने, सेवा प्रवाहमा सुधार हुने, कार्यालयमा फाइल थन्किने संस्कारमा कमी आउनेछ ।

यस्तै, अभियान प्रभावकारी रूपमा सञ्चालन गर्ने कर्मचारीलाई प्रशंसा , प्रमाणपत्र वा उपयुक्त प्रोत्साहन दिन सकिनेछ । यस्तै, जानाजान फाइल थन्क्याउने, अनावश्यक ढिलाइ गर्ने वा जिम्मेवारीबाट पन्छिने कर्मचारीको हकमा प्रचलित कानुन बमोजिम विभागिय कारवाही प्रक्रिया अगाडि बढाउन सकिने छ ।